Как подготовить документы компании для ИИ-ассистента: практический чек-лист
Что сделать с регламентами, инструкциями и базой знаний до запуска корпоративного ИИ-ассистента: инвентаризация, актуальность, сканы, таблицы, права доступа и набор контрольных вопросов.
Корпоративный ИИ-ассистент отвечает настолько хорошо, насколько хороши документы, на которых он работает. Если в базе лежат три версии одного регламента, ассистент может процитировать устаревшую. Если инструкция существует только как плохой скан, он её просто не найдёт. Как устроен такой ассистент, мы разбирали в статье RAG: ИИ-поиск по документам компании. Здесь поговорим о том, что подготовить до начала проекта, чтобы пилот прошёл быстро и показал честный результат.
1. Выберите одну задачу, а не «все документы компании»
Пилот на всём архиве почти всегда буксует: документов много, владельцев много, проверить качество ответов некому. Лучше начать с одной области, где сотрудники регулярно ищут ответы и теряют на этом время. Например:
- инструкции к оборудованию и техкарты для ремонтной службы;
- регламенты закупок для менеджеров;
- требования к продукции и типовые ответы для отдела продаж.
У выбранной области должен быть владелец: человек, который знает документы и сможет оценить, правильно ли ответил ассистент.
2. Проведите инвентаризацию
Составьте простой список: где лежат документы, в каких форматах, сколько их и кто за них отвечает. Обычно источников несколько: сетевая папка, система электронного документооборота, корпоративный портал, почта. Для каждого источника полезно понять, можно ли забирать из него документы автоматически, чтобы база ассистента обновлялась без ручной работы.
3. Уберите дубли и устаревшие версии
Это самый полезный шаг, и он нужен не только ассистенту. Найдите документы, у которых есть несколько версий, и оставьте действующую. Если старые версии нужно хранить, вынесите их в отдельный архив, который ассистент не использует, или пометьте датой и статусом. Тогда ассистент сможет отвечать по актуальной редакции и честно говорить, на какой документ опирается.
4. Проверьте сканы и таблицы
Текстовые PDF, Word и страницы базы знаний читаются без проблем. Сложнее с двумя типами документов.
- Сканы. Их распознают, но качество зависит от исходника. Проверьте несколько типичных сканов: если человеку их трудно читать, распознавание тоже будет с ошибками. Важные документы лучше найти в исходном виде.
- Таблицы. Нормы, допуски, прайс-листы и спецификации часто хранятся в таблицах. При подготовке их структуру сохраняют, чтобы ассистент не путал строки и столбцы. Отметьте такие документы заранее, чтобы на них проверили качество отдельно.
5. Определите права доступа
Ассистент должен отвечать сотруднику только по тем документам, которые тот может открыть сам. Проще всего брать права из существующей системы: папок на файловом сервере, групп в СЭД или на портале. Если права нигде не описаны, решите на старте, какие группы пользователей будут в пилоте и какие документы им доступны.
6. Соберите контрольные вопросы
До запуска попросите владельца области записать 30–50 реальных вопросов, которые сотрудники задают чаще всего, и правильные ответы со ссылкой на документ. Этот набор нужен для трёх вещей:
- проверить, находит ли поиск нужный фрагмент;
- оценить, правильно ли ассистент формулирует ответ;
- убедиться, что он честно говорит «в документах этого нет», когда ответа действительно нет.
Набор остаётся с проектом и прогоняется после каждого изменения, поэтому качество не падает незаметно.
7. Решите, где будет работать система
Если документы нельзя выносить за периметр компании, языковую модель разворачивают на собственных серверах. Требования к оборудованию зависят от размера модели и числа одновременных пользователей. Это стоит обсудить с ИТ-службой заранее, чтобы пилот не ждал закупки.
Короткий чек-лист
- Выбрана одна область и её владелец
- Составлен список источников и форматов
- Убраны дубли и устаревшие версии
- Проверены сканы и отмечены важные таблицы
- Описаны группы пользователей и их права
- Собраны 30–50 контрольных вопросов с ответами
- Согласовано, где будет работать модель
Что дальше
Когда эти пункты закрыты, пилот на одной области занимает несколько недель, и его результат можно измерить на контрольных вопросах. Мы разрабатываем корпоративных ИИ-ассистентов на документах компании и разворачиваем их на серверах заказчика. Если хотите проверить, сработает ли подход на ваших документах, опишите задачу, и мы предложим план пилота.